Rekisteri- ja tietosuojaselosteet
1. Rekisterinpitäjä
NüHR Oy
Vehmaantie 50, 03790 Vihtijärvi
nuhrcoaching@gmail.com
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Sampo Pohjola
NüHR Oy
Vehmaantie 50, 03790 Vihtijärvi
nuhrcoaching@gmail.com
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, toiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä asiakasviestintään.
Työntekijä- ja rekrytointirekisteriä käsitellään rekrytoinnin ja työsuhteen hoitamiseen.
Ohjaavat lait ja asetukset:
1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki
2. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14
3. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)
4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
5. Lastensuojelulaki 417/2007
6. Sosiaalihuoltolaki 1301/2014
7. Tilaajavastuulaki 1233/2006
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
25.5.2018 alkaen henkilötietojen käsittelyä on ohjannut EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu kansallinen lainsäädäntö. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteina on mm. korostaa henkilön oikeutta valvoa omien henkilötietojensa käsittelyä sekä tuoda läpinäkyvyyttä henkilötietojen käsittelyyn.
5. Rekisterin tietosisällöt
Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön tiedot, palvelua koskevat tiedot: perhetiedot, palvelusuunnitelmat, tulotiedot, annetut palvelut ja asiakasmaksuja koskevat tiedot.
Työntekijä- ja rekrytointirekisteritiedot:
nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus (työntekijät) ja muut työntekijöiden ja työnhakuasioiden hoitamiseen liittyvät tiedot.
Tietosisällöt voivat vaihdella palvelukohtaisesti asiakkaiden kohdalla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan ja palvelun tilaajilta.
Työntekijöiltä kerätään tiedot heiltä itseltään ja heidän toimittamistansa virallisista tiedoista (esim. rikosrekisteriote).
7. Tietojen käsittely, luovutus ja siirto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisäpuolella. NüHR Oy voi käyttää osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa alihankkijoita.
NüHR Oy luovuttaa henkilökunnan henkilötietoja työterveyshuollolle työsuhteen sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Mikäli henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, NüHR Oy huolehtii siitä, että sille on lainmukainen peruste.
Toimivaltaisille viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen rajoissa. Muutoin NüHR Oy ei luovuta henkilöiden tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn antamaa lupaa.
8. Rekisterin suojaus
Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi ja asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä, että paperisia asiakastietoja.
Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 §) eikä asiakastietoja saa luovuttaa sivullisille.
Asiakas- ja työntekijätietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä, että paperisia asiakastietoja. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisteritietoja käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.
9. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista (Henkilötietolaki 29 §).
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen nuhrcoaching@gmail.com. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.
Rekisteröityjen tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen nuhrcoaching@gmail.com.
Sähköpostiviestinnässä NüHR Oy:lle rekisteröidyn on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa NüHR Oy:llä. NüHR Oy voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.
11. Tietojen säilytys ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada poistetuksi häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseksi tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen nuhrcoaching@gmail.com.
Sähköpostiviestinnässä NüHR Oy:lle rekisteröidyn on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa NüHR Oy:llä. NüHR Oy voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.
NüHR Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun asiakkaan asioiden käsittelyperuste ei ole enää voimassa. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaoloajan. Henkilötiedot tuhotaan, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää NüHRs Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Työntekijöiden asiakirjat poistetaan/tuhotaan asianmukaisesti heti, kun niitä ei tämän tehtävän hoitamiseen enää tarvita.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivittäminen
NüHR Oy kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä selostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
13. Evästeet
Verkkosivuilla käyntejä voidaan seurata evästeille eli cookies-tiedoilla. Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeiden käyttö edellyttää aina käyttäjän suostumuksen.
Nuhr.fi -sivuillamme käytetään evästeitä. Voit hallita evästeiden käyttöä valitsemalla, haluatko antaa evästetiedot käyttöömme. Evästeet hyväksymällä varmistat käyttökokemuksesi sujuvuuden.
Tämä seloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty 5.8.2023. Seloste tarkastetaan säännöllisesti.